Sistemas de Auto Check-in en alojamientos turísticos

08 de marzo de 2021 0

Ya has tomado la decisión de automatizar los procesos de check-in y check-out, pero te preguntas ¿qué sistemas puedo integrar? En este post te lo contamos. 

Todos los estudios sobre experiencia de compra, realizados por expertos en satisfacción al cliente, revelan que uno de los mayores generadores de insatisfacción en los clientes es la espera improductiva. ¿Qué hay peor en un alojamiento, que la espera improductiva para hacer un check-in y acceder a la habitación?

Cada vez es más frecuente que los alojamientos incorporen la automatización tanto en los procesos de check-in como en los de check-out. Aunque a primera vista implantar este tipo de sistemas puede dar la sensación de que se perderá la personalización y la atención al cliente, pero nada más lejos de la realidad. 

Un sistema auto check-in no quiere decir que la recepción tenga que desaparecer. Es posible integrar sistemas mixtos donde la recepción se quite procesos meramente burocráticos y se dedique más a escuchar al cliente o a la venta directa. El objetivo de estos procesos es optimizar el servicio, pero siempre manteniendo la calidad y el servicio al cliente que es lo que caracteriza a nuestro sector. 

Cuando decimos “estos”, es porque hay diversos procesos para automatizar el check-in y el check-out. Por un lado, los Auto Check-in o Check-In Automático y, por el otro, los Check-in Online. Aunque a primera vista ambos conceptos parecen lo mismo, realmente no lo son.

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Auto Check-in VS Check-in Online

El Auto Check-in es la tarea de recogida de datos previa a la entrada del huésped. Pero las habitaciones las asigna el establecimiento, bien antes del día de la entrada o el mismo día en la recepción. 

El Check-in Online también es la recogida de datos previo a la llegada del huésped, pero en este caso, en el proceso de reserva el cliente elige la habitación que quiere ocupar. 

Ya has tomado la decisión de implantar un sistema auto check-in o check-in online en tu establecimiento pero no sabes qué es lo que puedes implantar, pues a continuación te hablamos sobre diversas opciones. 

¿Qué sistemas podemos implantar en un alojamiento?

Es casi seguro que un sistema de estas características no sea muy común todavía para muchos usuarios, pero la industria ya las comercializa y aplica.  

Hay diferentes formas de implantar procesos auto check-in: desde una caja fuerte en la entrada con una llave dentro, hasta la apertura contactless con móviles. Por el camino encontramos opciones más comunes como el acceso por códigos o el quiosco automático. 

Los más utilizados en estos momentos son: 

  1. Quiosco automático. Puede servir para todo tipo de cerraduras (lo cual podría ahorrar el cambio de las mismas). El huésped, a su llegada al hotel va siguiendo los pasos indicados en la pantalla. Se puede incluso reservar una habitación directamente en el quiosco.
  2. Smartphone + Código QR. Las cerraduras deben de estar acondicionadas con lector de código QR. El huésped, a su llegada al hotel, tiene que descargarse una aplicación, dónde insertará una contraseña privada que le facilitarán desde recepción. EJEMPLO: Bastardo Madrid. 
  3. Códigos de acceso. El establecimiento instala un sistema de apertura de puertas mediante códigos. Para ello, cada cerradura debe estar acondicionada con un teclado numérico.  El huésped recibe sus credenciales de acceso antes de la entrada al alojamiento. 
  4. Smartphone (Cerradura de proximidad).  Las cerraduras tienen que ser electrónicas. La tecnología puede integrarse en las cerraduras ya existentes o incorporarla. El huésped tendrá la llave en su móvil, descargando una app, y con él abrirá la habitación.
  5. Acceso Biométrico. Registro de la huella dactilar del cliente en un programa informático para asociarla a una habitación. 

Tras la pandemia de Covid-19, son muchos los establecimientos que han automatizado,  o están pensando en automatizar, sus procesos de check-in y check-out, pero esta tecnología no tiene porque ser adecuada para todo tipo de alojamiento. Si estás pensando en introducir estos procesos debes de realizar un análisis de la estructura del hotel, la legislación, el tamaño, el tipo de cliente al que te diriges, etc. 

¿Quiéres saber cómo implementar correctamente un sistema de auto check-in? Aquí tienes mi lección gratuita “Cómo implementar un sistema de auto check-in” de Hotel Marketing School. 

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